Qui que vous soyez : agence d’événements, agence de communication, agence de Relations Publiques ou de Relations presse, futurs mariés ou simple privé désireux d’organiser une soirée ou un événement, n’avez-vous jamais été confronté à la problématique de trouver le lieu idéal ? On vous donne nos conseils pour éviter tous les pièges de l’exercice.

Généralement, les problèmes commencent lorsqu’un agent immobilier, très sympathique au demeurant vous propose de visiter les lieux les plus exceptionnels de sa région. Mais au fond, connait-il vraiment votre problématique ?

Car au final, à chaque événement ses contraintes et ses particularités. Un mariage ne s’organise pas comme un défilé de mode, un cocktail ou un séminaire, et tous les lieux ne sont pas ouverts à n’importe quel format d’événements.

Quels sont alors les paramètres à prendre en compte pour trouver le lieu d’événements de vos rêves ?

Avant toute chose : évaluez vos besoins et contraintes

Tout d’abord, vous devez identifier clairement vos envies, les besoins mais aussi les contraintes liées à l’organisation de votre événement.

Prenons le cas d’un mariage par exemple. Vous attendez 250 personnes, vous souhaitez faire la fête en extérieur jusqu’à 4h du matin, faire venir un orchestre et garer les voitures de tous les invités. Et là, notre agent immobilier, toujours charmant et attentionné, vous propose une villa en plein centre de Cannes qui se prêtera très bien à l’exercice avec quelques menus aménagements tels que la couverture d’une piscine, le parking des voitures dans les rues attenantes et quelques prières pour que le voisinage vous laisse aller jusqu’au bout de la nuit. Et là, malheureusement, vous avez toutes les chances de vivre un fiasco, et de faire passer le « sens de la fête » pour une comédie romantique par rapport aux désillusions qui risquent de se présenter à vous.

Mieux encore, vous êtes un professionnel du luxe, vous cherchez un endroit pour un défilé et on vous propose le Roof Top le plus connu de Paris où vos clients sont déjà venus une centaine de fois.

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La clé du succès : s’entourer des bons partenaires

Non, décidément, la recherche d’un lieu d’événements est un exercice complexe, qui relève d’une démarche méticuleuse. Il nécessite surtout un travail de professionnels qui vous comprennent et qui connaissent les contraintes d’un organisateur d’événements, le langage des publicitaires où les attentes d’un jeune couple qui cherche à se marier.

Pour qu’on vous ouvre les portes d’endroits inaccessibles, vous devez d’abord avoir une idée de ce que vous cherchez : un lieu inédit et qui créera la surprise pour un défilé de mode, un endroit perdu au milieu du désert marocain pour un mariage, un Roof Top à Cannes pendant le Festival du film, une villa ou un yacht à Saint Tropez pour un anniversaire.

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De là, vous devez ensuite prendre en compte vos contraintes : hébergements pour vos invités, fermeture tardive et éloignement des habitations pour une soirée festive, accès camion en cas de construction de décors, installations sur place (cuisines, toilettes, puissance électrique…), bref tout ce que notre cher agent immobilier ne vous dit pas, non pas nous l’espérons par mauvaise foi mais surtout parce qu’il ne connait rien à vos métiers où aux contraintes liées à la recherche de lieux destinés à l’organisation d’événements.

Alors, quelques conseils avant de partir à la recherche du lieu idéal. :

• Définissez votre cahier des charges et les contraintes qui en font partie.
• Orientez vos recherches vers des régions et des lieux qui correspondent à vos attentes.
• Faites appel à un professionnel qui vous comprenne et soit capable de vous orienter.
• Travaillez avec des locaux qui connaissent la destination et sauront vous conseiller sur les différentes options
• Faites preuve d’ouverture et n’hésitez pas à changer vos plans plutôt que de vous orienter vers une option qui ne fonctionnera pas.
• Si ce n’est pas votre métier, faites confiance à un professionnel qui vous aidera à vous projeter et à imaginer votre événement.
• Evitez de valider un lieu si vous ne vous sentez pas en confiance et que vos interlocuteurs ne vous paraissent pas compétents.